KPI (key performance indicators), czyli kluczowe wskaźniki efektywności to mierzalne wartości, które pokazują, jak skutecznie osoby zaangażowane w biznesie osiągają najważniejsze dla nich cele biznesowe. Wykorzystywane są w wielu różnych dziedzinach i pozwalają ocenić skuteczność działań biznesowych. Pozwalają ograniczyć dużą ilość informacji do najbardziej potrzebnych danych, które dają najlepszy obraz realizacji wyznaczonych celów. Wskaźniki KPI są charakterystyczne dla danej firmy, konkretnego stanowiska i będą się różnić w zależności od charakterystyki przedsiębiorstwa, branży, wielkości firmy bądź strategii działania.

Controlling  / KPI  | Data aktualizacji: 11 lis 2023 r.

Każdy kto prowadzi firmę, powinien znać własne cele do realizowania. W zależności od charakteru działalności te cele mogą odnosić się m.in. do: liczby klientów, kosztu pozyskania klienta, sprzedanych licencji, przychodów ze sprzedaży konkretnego produktu, kosztów produkcji, wyniku EBITDA. Ich wyznaczenie i monitorowanie pozwala określić stopień rozwoju i funkcjonowania przedsiębiorstwa.

27 minut miesięcznie wystarczy Ci, aby podjąć właściwe decyzje biznesowe. Pamiętaj, że nie można usprawnić tego, czego nie można zmierzyć. Ogrom danych jakie należy gromadzić i analizować nie tylko dla Ciebie jest przytłaczający. Mam na to rozwiązanie. Kluczem do sprawnego zarządzania biznesem w oparciu o wskaźniki KPI jest jedna baza danych. W drugiej kolejność wyselekcjonowanie właściwych wskaźników KPI dedykowanych dla Twojego biznesu. Dostarczę Ci jeden dashboard KPI, który w czytelny i przejrzysty sposób odpowie Ci na pytanie….jakie efekty uzyskuje biznes?

W poniższej publikacji skoncentrowałem się na przedstawieniu w skondensowany sposób kompendium wiedzy na temat Kluczowe Wskaźniki Efektywności. Po przeczytaniu będziesz wiedział:

✔ Co wpływa na motywację pracowników?

✔ Jak pracować ze wskaźnikami KPI?

✔ Jakie Kluczowe Wskaźniki Efektywności wyznaczyć dla każdego z obszarów biznesu?

✔ Jak dobrać Kluczowe Wskaźniki Efektywności?

✔ Jaka jest złota zasada przy ustalaniu KPI? 

✔ Jakimi argumentami przekonać pracowników do wskaźników KPI? 

Przede wszystkim poznasz najlepsze praktyki wyznaczania wskaźników KPI wykorzystywane m.in. w Grupie Kapitałowej PGE.

Kluczowe Wskaźniki Efektywności, a motywacja pracowników. Obecnie motywacja pracowników obejmuje potrzebę:

✔ uczestnictwa w podejmowaniu decyzji

✔ samorealizacji / wykorzystania swych talentów

✔ rozwoju

✔ wpływu na kierunek rozwoju biznesu

Skuteczna motywacja pracowników oraz zaspokajanie ich potrzeb sprowadza się do wdrożenia w organizacji mikroprzedsiębiorczości. Narzędziem umożliwiającym wdrożenie controllingu jako systemu zarządzania są Kluczowe Wskaźniki Efektywności. To właśnie wskaźniki KPI są narzędziami umożliwiającymi monitorowanie własnych postępów, stanowią podstawę do wprowadzenia usprawnień. Może się to wydawać niewiarygodne, jednak wdrożenie modelu zarządzania opartego na KPI eliminuje konieczność kontroli pracowników. W takim modelu pracownik sam jest świadomy w jakim stopniu jego praca wpływa na rozwój biznesu.

Celem planowania jest poznanie przyszłych wyników bazując na obecnie podjętych decyzjach oraz tych planowanych do podjęcia. Efektem planowania jest możliwość reagowania z wyprzedzeniem i podjęcia takich decyzji, które przyczynią się do poprawy uprzednio zaplanowanych wskaźników efektywności, a następnie aktualizacji własnych celów. Monitorowanie wskaźników KPI ma z kolei na celu ocenę skuteczności planowania, aby zwiększać wiedzę i umiejętności w skutecznym planowaniu.

Celem samym w sobie jest skuteczność planowania, aniżeli realizacja celu KPI. Uzyskanie celu KPI mniejszego o 5% jest bardziej wartościowe w dłuższym horyzoncie czasu niż cel KPI większy o 10%.

Przykłady KPI w zależności od obszaru działalności / modelu biznesowego

Wyznaczaj KPI SMART-nie. Zasada SMART to bardzo dobry pomocnik, który pozwoli Ci określić zasadność dobranych wskaźników efektywności. Według niej Kluczowe Wskaźniki Efektywności powinny być:

1⃣ specific – określone, jednoznacznie sformułowane

2⃣ measurable – mierzalne

3⃣ achieveable – osiągalne

4⃣ relevant – istotne

5⃣ time- bound – czasowe.

Co dokładnie oznaczają te enigmatyczne pojęcia? Przede wszystkim pozwalają odpowiedzieć na poniższe pytania:

✍ Czy cel jest specyficzny, czyli sprecyzowany, jasno określony i niepozostawiający miejsca na własne interpretacje?

✍ Czy cel jest mierzalny, możliwy do zmonitorowania? Jest to o tyle istotne, że dopiero uzyskane wyniki pozwalają określić, czy cel został zrealizowany.

✍ Czy cel jest osiągalny, czyli możliwy do zrealizowania za pomocą dostępnych zasobów?

✍ Czy cel jest istotny, czyli ważny dla przedsiębiorstwa i jego strategii rozwoju?

✍ Czy cel został wyznaczony dla określonego przedziału czasowego, czyli posiada termin realizacji?

Tyle teorii – czas na przykłady KPI. Załóżmy, że prowadzisz Software House, oferując również usługi w modelu SaaS. Twoim głównym celem odzwierciedlającym skuteczne budowanie przewagi konkurencyjnej jest uzyskanie wyniku EBITDA (zysk z działalności operacyjnej + amortyzacja) większego o 30% rok do roku (r/r), a Kluczowe Wskaźniki Efektywności przyczyniające się realizacji tego celu będą wyglądały następująco:

☑ przychody ze sprzedaży usług projektowych Software House w ujeciu rocznym będą większe o 5% r/r,

☑ Marża brutto (%) na usługach Software House wrośnie o 5 p.p. r/r,

☑ Koszt pozyskania klienta – CAC dla usług SaaS zmniejszy się o 15% r/r,

☑ Liczba płacących klientów SaaS wzrośnie o 38% r/r,

☑ Liczba wejść na stronę wrośnie o 67% r/r,

☑ Współczynnik konwersji na płacących klientów wzrośnie o 4 p.p. r/r.

Jeśli Twoje przedsiębiorstwo to firma produkcyjna, która sprzedaje produkty w branży FMCG, a Twoim celem odzwierciedlającym skuteczne budowanie przewagi konkurencyjnej jest zwiększenie wyniku EBITDA o 30% rok do roku (r/r), to wskaźniki KPI możesz zdefiniować następująco:

☑ wzrost przychodów ze sprzedaży o 8% r/r,

☑ wzrost marży brutto (%) o 4 p.p. r/r,

☑ utrzymanie kosztów sprzedaży i marketingu na stałym poziomie,

☑ redukcja kosztów administracyjnych o 4% r/r.

Powyższe Kluczowe Wskaźniki Efektywności wyznaczone są zgodnie z zasadą SMART, ponieważ:

✔ Cele są jasno określone → osiągnięcie tych celów pozwoli przedsiębiorstwu zwiększyć wynik EBITDA (zysk z działalności operacyjnej + amortyzacja).

✔ Cele są mierzalne → stopień realizacji celu KPI będzie mierzony jako wzrost wyniku EBITDA, a odpowiedzialność za realizację poszczególnych celów zostanie przypisana do osób, które mają wpływ na wskazane wskaźniki KPI.

✔ Cele są realne do osiągnięcia → cele KPI zostały opracowane na bazie realistycznych przesłanek z uwzględnieniem kluczowych zmiennych jakie wpływają na kształtowanie się wskaźnika KPI w przyszłości.

✔ Cele są zgodne z kluczowym wskaźnikiem efektywności KPI dla biznesu → wzrost wyniku EBITDA o 30% rok do roku.

✔ Cel jest określony w czasie → KPI odnosi się do danych rocznych, a będzie poddawany przeglądowi raz w miesiącu

Wykorzystanie KPI w praktyce pomaga pracownikowi w:

☑ koncentracji na dostosowaniu codziennych zadań do celów KPI firmy,

☑ realizowaniu zadań, które mają wpływ na rozwój firmy,

☑ samodzielnej ocenie efektów własnej pracy,

☑ podejmowaniu obiektywnych decyzji operacyjnych,

☑ odzwierciedleniu wpływu własnej pracy na cele KPI firmy,

☑ mierzalnej ocenie pracy,

☑ zwiększeniu odpowiedzialności i samodzielności w wykonywanej pracy,

☑ realnej ocenie wpływ wykonywanej pracy na kondycję firmy.