Narzędzia cyfrowe zyskują coraz więcej zwolenników, a ich zalety doceniają zarówno przedsiębiorcy czy korporacje, jak i zwykli użytkownicy. Jednym z takich e-rozwiązań jest podpis elektroniczny, który w czasach pandemii stał się niezbędny do dalszego funkcjonowania każdego biznesu. Dzięki niemu bezpiecznie podpiszesz i autoryzujesz niemal każdy dokument, ułatwisz wewnętrzny obieg dokumentów czy załatwisz sprawy urzędowe. Co więcej, dzięki użyciu e-narzędzi pomagasz środowisku naturalnemu. 

Praca w trybie home office zrodziła w wielu polskich przedsiębiorstwach potrzebę formalizacji kluczowych umów bez wychodzenia z domu lub biura, a tym samym – bez fizycznego kontaktowania się bezpośrednio z kontrahentami czy klientami. E-podpis to idealne rozwiązanie. 

Od ponad 2 lat wszystkie dokumenty z klientami, pracownikami, partnerami podpisuję tylko przez podpis elektroniczny. Obecnie nie wyobrażam sobie innej możliwości zawierania umów, aniżeli przez e-podpis. Krzysztof Janik

Enterprise Startup  / Podpis elektroniczny  | Data opublikowania: 4 gru 2020 r. | Data aktualizacji: 4 gru 2020 r.

Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis. – definicja wg prawa europejskiego.

Podpis elektroniczny spełnia w przestrzeni online funkcje zbliżone do sytuacji, w których używamy podpisu własnoręcznego. Służy do potwierdzenia treści, akceptacji umowy, oświadczenia woli lub oznaczenia autorstwa. Ważne jest to, że e-podpis stanowi potwierdzenie czynności podpisania wykonanej przez podpisującego. Na świecie elektroniczne podpisywanie dokumentów staje się pomału standardem. Na polskim rynku prawnie wiążący podpis elektroniczny dostarcza m.in. spółka Autenti, która popularyzuje to rozwiązanie od 6 lat.

E-podpis to dane elektroniczne, które są świadomie użyte przez osobę fizyczną do podpisania dokumentu i dołączone lub powiązane z podpisywaną treścią. Cyfrowy podpis ma kilka rodzajów. W zależności od charakteru umowy między stronami i oczekiwanych skutków prawnych, należy użyć odpowiedniego podpisu:

✔ Podpis elektroniczny – można nim opatrzyć większość wykorzystywanych w firmie lub prywatnie dokumentów

✔ Kwalifikowany podpis elektroniczny – jest unikalny dla podpisującego i umożliwia ustalenie jego tożsamości. W świetle prawa jest równoważny z podpisem własnoręcznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny, a otrzymanie kwalifikowanego certyfikatu musi być poprzedzone identyfikacją tożsamości. Jest on niezbędny tylko wtedy, gdy prawo nadal wymaga zachowania formy pisemnej oświadczenia woli pod rygorem nieważności.

1⃣ Oszczędność czasu

Nie tracisz czasu na drukowanie, wysyłanie czy archiwizowanie. Nie stoisz w kolejce na poczcie. Nie czekasz na przyjazd kuriera. Wysyłasz dokumenty przez internet. Jednym kliknięciem, w kilka sekund.

2⃣ Oszczędność pieniędzy

Dokumenty, które wysyłasz nie potrzebują znaczka pocztowego ani listu przewozowego – nadajesz je do podpisu w wersji elektronicznej. Nie muszą być drukowane. Mogą być archiwizowane na Twoim dysku. Nie zużywasz papieru. 

3⃣ Wygoda – podpisujesz gdzie chcesz i kiedy chcesz

Podpis elektroniczny możesz złożyć za pomocą każdego urządzenia z dostępem do internetu: telefonu, laptopa, tabletu. O każdej porze i z dowolnego miejsca. Dzięki temu klienci, pracownicy, dostawcy, mogą zapoznać się z dokumentem w dogodnym dla siebie momencie. 

4⃣ Bezpieczeństwo 

Aktualnie bezpieczeństwo podpisu elektronicznego ma podwójne znaczenie: nie tylko jest on bezpieczny z punktu widzenia całego procesu podpisywania dokumentów (uwzględniając m.in. aspekty techniczne), ale także, ponieważ nie wiąże się z potrzebą bezpośredniego spotkania z partnerem biznesowym. Co więcej, mechanizm działania podpisów elektronicznych jest nieporównywalnie szybszy i wygodniejszy niż tradycyjne sposoby podpisywania i wymiany dokumentów.

Polski fintech Autenti dostarczający platformę do składania podpisu elektronicznego  zabezpiecza każdy dokument za pomocą pieczęci elektronicznej opartej o kwalifikowany certyfikat. Stanowi ona gwarancję integralności dokumentu i uniemożliwia wprowadzanie zmian od momentu złożenia podpisu osoby nadającej. Pieczęć potwierdza również autentyczność dokumentu, czyli to, że został on przesłany za pomocą zaufanej platformy. Dostępność połączona z integralnością sprawia, że każdy dokument podpisany za pomocą platformy jest w świetle prawa trwałym nośnikiem, który umożliwia przyszły dostęp do informacji w niezmienionej. Dzięki temu dokument elektroniczny w razie potrzeby może być wykorzystany podczas postępowania przed sądem lub innym organem państwowym.

5⃣ Prawnie wiążący

W przypadku dokumentów i podpisów elektronicznych prawo krajowe i europejskie szybko dostosowało się do zmieniającej się rzeczywistości. Obszar ten regulowany jest przede wszystkim przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym, w skrócie – eIDAS. W akcie tym podana jest definicja podpisu elektronicznego ‒ „podpis elektroniczny oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis”. eIDAS, który wszedł w życie w całej UE w 2016 roku, definiuje również dokument elektroniczny, który „oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne”. Nawet e-mail, pod którego treścią umieszczone jest imię i nazwisko nadawcy, spełnia definicję  podpisanego podpisem elektronicznym, ale aby korzystać ze skutków prawnych podpis powinien być działaniem usługi zaufania.

Bardzo istotny zapis znalazł się w artykule 43 tego rozporządzenia ‒„Nie jest kwestionowany skutek prawny dokumentu elektronicznego ani jego dopuszczalność jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że dokument ten ma postać elektroniczną […]”. To, że dany dokument ma postać elektroniczną, nie ma wpływu na to, czy jest ważny i wiążący. Istotna jest przede wszystkim jego treść i rodzaj złożonego na nim podpisu. Większość dokumentów może być podpisana za pomocą zwykłego podpisu elektronicznego – jest to podpis w postaci elektronicznej świadomie użyty przez osobę fizyczną, dołączony lub powiązany z podpisaną treścią. Podpisem elektronicznym może być imię i nazwisko połączone z adresem e-mail i adresem IP. Co ważne, z przepisów eIDAS wynika, że sąd nie może odmówić wykorzystania takiego podpisu w postępowaniu dowodowym tylko dlatego, że ma postać elektroniczną.

Dokumenty, które wymagają zachowania formy pisemnej (np. umowa o pracę, umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich), również mogą być podpisywane elektronicznie, jednak w tym celu jedynie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który wywołuje takie same skutki prawne co podpis własnoręczny.

6⃣ Wszechstronne zastosowanie

E-podpis może być wykorzystywany do podpisania niemal każdego dokumentu lub umowy w każdym obszarze działania biznesu. W sprzedaży, zakupach, administracji lub dziale HR. Przykładowe dokumenty, które możesz podpisać to: umowy z klientami, umowy z wykonawcami, umowy o dzieło, umowy zlecenie, umowy o zachowaniu poufności, listy intencyjne, zamówienia, umowy najmu, protokół zdawczo-odbiorczy i wiele innych.

Dużo pytań rodzi kwestia tego, czy wysłany dokument elektroniczny zostanie podpisany przez uprawnioną osobę. W przypadku zawierania umowy twarzą w twarz weryfikacja tożsamości polega na porównaniu danych identyfikujących (m.in. PESEL, imię i nazwisko) zawartych w umowie z tymi, które znajdują się w dokumencie potwierdzającym tożsamość (np. dowodzie osobistym czy paszporcie). Zdalne podpisywanie dokumentów może budzić pewne obawy dotyczące bezpieczeństwa. 

Czy można skutecznie zweryfikować tożsamość osoby składającej podpis elektroniczny?

Istnieje kilka metod weryfikacji osoby podpisującej, wszystkie można przeprowadzić dziś zdalnie.

Do kontaktu z urzędami niezbędne jest wykorzystanie podpisu kwalifikowanego. Spółka Autenti jest autoryzowanym punktem potwierdzania tożsamości dla podpisów kwalifikowanych SimplySign. Przy jego pomocy możliwe staje się złożenie podpisu pod każdym dokumentem, który wymaga zachowania formy pisemnej, jak również pod dokumentami urzędowymi, takimi jak JPK, deklaracje ZUS lub zeznania podatkowe. Za pośrednictwem platformy można kupić i aktywować mobilny podpis kwalifikowany SimplySign. Konsultant Autenti przyjeżdża do biura klienta i aktywuje certyfikat w 30 minut.