Controlling finansowy to system zarządzania finansami, który zwiększa odpowiedzialność pracowników za uzyskiwane wyniki finansowe przez przedsiębiorstwo. Controlling finansowy w firmie umożliwia sterowanie przyszłymi wynikami finansowymi, dzięki zastosowaniu kroczących prognoz finansowy oraz koncentracji na zwiększaniu efektywności poprzez stałe monitorowanie wskaźników KPI.

Autorski system nowoczesnego controllingu wypracowałem na bazie wiedzy merytorycznej, praktycznych doświadczeń z firm o ugruntowanej pozycji na rynku oraz obserwując bolączki przedsiębiorców wśród których się wychowałem.

Controlling  / Wdrożenie controllingu w firmie  | Data opublikowania: 12 paź 2020 r. | Data aktualizacji: 26 gru 2022 r.

Siedmiodniowy tydzień pracy to dla Ciebie chleb powszedni? Biorąc odpowiedzialność za swój biznes doglądasz niemalże każdej sprawy w firmie. Nerwowe spoglądanie na telefon, kalendarz pełen spotkań i ogromna presja – już nie jesteś odpowiedzialny jedynie za swoją rodzinę, ale także za rodziny wszystkich swoich pracowników. Nawet nie marzysz o tym, aby pozwolić sobie na więcej wolnego czasu… A przecież realizowanie swoich zawodowych marzeń nie musi oznaczać ciągłego braku czasu na relaks, zaniedbywania relacji z bliskimi, a w konsekwencji często problemów ze zdrowiem. Poznaj nowoczesny controlling finansowy dedykowany dla firm z sektora MSP.

Jak wyglądały początki?

Pracując w finansach w międzynarodowych korporacjach, spółkach z Grupy Kapitałowej PGE oraz współpracując z przeszło 120 przedsiębiorcami z sektora MSP oraz startupami technologicznymi, ze szczególną uwagą podpatrywałem z jednej strony godne powielenia i sprawdzone rozwiązania, wzorce postaw i zachowań Liderów, a z drugiej strony notowałem te obszary, które stanowią swego rodzaju „piętę Achillesa” firm. W efekcie zidentyfikowałem 17 barier dalszego rozwoju biznesu niezależnie od skali działalności oraz etapu rozwoju biznesu. Ze wsparciem doświadczonych partnerów posiadających >25 letnie doświadczenie o komplementarnych kompetencjach opracowałem rozwiązania dla zidentyfikowanych problemów. Kontroling funkcjonujący w firmach oraz idea turkusowych organizacji nie rozwiązuje wszystkich problemów w biznesie.

W trakcie mojej współpracy z Przedsiębiorcami niejednokrotnie spotykałem się z różnego rodzaju barierami dalszego rozwoju pojawiającymi się podczas prowadzenia biznesu. Z chęci pomocy oraz wsparcia kilkunastokrotnie prowadziłem merytoryczne dyskusje na temat możliwych sposobów przełamania tych barier. Z biegiem czasu zauważyłem, że sugerowane przeze mnie rozwiązania przynoszą oczekiwane rezultaty. Zadowolenie Przedsiębiorców z efektów wprowadzonych zmian na tyle mnie stymulowało, że wykazywałem coraz większą chęć rozwijania prowadzonych działań. Ten fakt oraz zdobyte doświadczenie w controllingu w firmach będących liderami w swoich branżach, skłoniły mnie do wypracowania ram systemu zarządzania, który obecnie wdrażam w kolejnych przedsiębiorstwach, z którymi mam okazję współpracować, a co najważniejsze dla mnie – pomagam innym efektywne rozwijać ich biznesy.

Głównym założenie do wypracowania Nowoczesnego Controllingu była koncentracja na stabilnym rozwoju działalności, abyś zyskał przestrzeń w swoim życiu do realizowania pasji i spędzania więcej czasu z rodziną. 

Co warto wiedzieć?

Nowoczesny controlling zawiera rozwiązania do potrzeby zwiększenia odpowiedzialności pracowników za uzyskiwane przez biznes wyniki finansowe. Kolejną kluczową wartością uwzględnianą w tym systemie zarządzania jest stworzenie pracownikom bezpiecznych ram ich wpływu na rozwój i kierunek działania firmy, szanse rozwoju zawodowego, przestrzeń na kreatywność i innowacyjność. Tutaj nie ma jednej decyzyjnej osoby. Decyzje podejmowane są przez osoby, które najlepiej znają dany obszar biznesowy i są w nim wyspecjalizowane. Odpowiedzialność jest przydzielona poszczególnym członkom zespołu, tak by każdy miał poczucie odpowiedzialności i wpływu na kształt obranych celów i uzyskiwane wyniki.

Nowoczesny controlling rezygnuje z tradycyjnego budżetowania, a wybiera nowoczesne kroczące prognozowanie finansowe, co jest przejawem demokracji partnerskiej. W tym układzie biznesowym rezygnuje się z delegowania zadań, współzawodnictwa czy wydawania poleceń. Współpraca opiera się na wskazanym zakresie odpowiedzialności, ustalonych miernikach oceny produktywności i efektywności pracy oraz zaufaniu, wolności i partnerstwie.

Potrzeba zrodziła ramy nowoczesnego controllingu, którego filary obejmują:

Narzędzia oraz dane umożliwiają podejmowanie skutecznych decyzji biznesowych. Do tego wykorzystuję:

👉 Nasza wspólna przygoda rozpoczyna się od wprowadzenia Cię w realia nowoczesnego controllingu. Moją misją jest maksymalizacji potencjału biznesu poprzez skuteczne zarządzanie finansami. Jest to możliwe, dzięki przełamaniu barier rozwoju biznesu, które zidentyfikowalem. Świadomość wystąpienia przynajmniej jednej z 17 barier rozwoju biznesu stanowi otwarcie drzwi do naszej współpracy. W pierwszym kroku poznasz dedykowane rozwiązania dla 17 barier rozwoju biznesu. W drugiej kolejności poznasz wizualizacje narzędzi w excelu wykorzystywane do zarządzania finansami. Nawet się nie obejrzysz, a przyswoisz podstawową wiedzę na temat nowoczesnego controllingu. Ciekawość kolejnej dawki wiedzy jest tym czynnikiem, który najczęściej skłania do bezpośredniego kontaktu i operacyjnego wdrożenia nowoczesnego controllingu.

Wdrożenie nowoczesnego controllingu składa się z autorskiego programu. Główne etapy wdrożenia zostały przedstawione poniżej.

Wdrożenie nowoczesnego controllingu przynosi wymierne efekty:

Wyliczam różnice między wynikiem EBITDA (wynik z działalności operacyjnej + amortyzacja) w II iteracji prognozy finansowej, a wynikiem EBITDA w I iteracji prognozy finansowej.

Dlaczego stosuje taki parametr oceny?

➡ ocena efektów na bazie przychodów ze sprzedaży – zrezygnowanie ze sprzedaży określonych produktów/usług może zmniejszyć przychody, jednak zwiększyć wynik EBITDA z uwagi na stratę brutto generowaną na tych produktach/usługach

➡ ocena na bazie kosztów – wzrost kosztów może być spowodowany zwiększeniem skali działalności, inwestycją w nowe kompetencje, co będzie miało realne przełożenie na większy wynik EBITDA w kolejnych okresach

➡ wyniku EBITDA – relewantna miara oceny wpływu nowoczesnego controllingu na biznes.

Pierwsze efekty z wdrożenia nowoczesnego controllingu są zauważalne po 3 miesiącach od pełnego wdrożenia. Im dłuższy jest horyzont czasu, tym większa jest skala wpływu nowoczesnego controllingu na uzyskiwane wyniki finansowe.

Od lat rozwijasz swój biznes, ciężko pracując nie pięć, a siedem dni w tygodniu! Jak przystało na odpowiedzialnego szefa, doglądasz niemalże każdej sprawy w firmie. Nieważne, czy u klienta, w biurze, w domu, stale zerkasz nerwowo na swój telefon, żeby być pewnym, że w firmie wszystko w porządku. W końcu zarządzasz coraz większym zespołem! Już nie jesteś odpowiedzialny jedynie za swoją rodzinę, ale także za rodziny wszystkich swoich pracowników. Znasz tę presję? Wszystko ciąży na Twoich barkach. Do głowy nawet Ci nie przychodzi, aby wygospodarować więcej czasu dla siebie i bliskich. W końcu taka jest cena bycia przedsiębiorcą… A przecież to nonsens! Realizowanie się zawodowo nie musi oznaczać braku czasu dla siebie i swojej rodziny, zaniedbywania relacji z bliskimi, a w konsekwencji często problemów ze zdrowiem.

Czy bycie przedsiębiorcą wymaga tak wielkiej ceny?! Poczucie ciągłej presji, błędnie podejmowane decyzje, ryzyko. Pracując z przedsiębiorcami to właśnie te bolączki słyszę najczęściej. Znam je też z autopsji, gdy jako dziecko obserwowałem zmagania mojego Taty z jego biznesem….

Mimo iż nie jestem farmaceutą, stworzyłem lek o unikatowej recepturze. Nie jest to jedynie wspierający suplement diety. Mam lekarstwo na to stałe poczucie presji, te kosztowne błędne decyzje, to ryzyko, którego nikt nie cierpi. Ten lek pozwoli Ci skoncentrować się na stabilnym rozwoju własnej działalności, abyś miał przestrzeń w swoim życiu do realizowania pasji i spędzania czasu z rodziną.

To nie surrealistyczna wizja przyszłości, a realny efekt wdrożenia nowoczesnego controllingu.

Metodologię nowoczesnego controllingu wypracowałem na bazie przeszło 5 lat doświadczenia, skrupulatnej obserwacji i analizy. Stosując nowoczesny controlling w swojej firmie, już po kilku miesiącach od wdrożenia, Twoi pracownicy będą znali zakres swojej odpowiedzialności oraz wpływ swojej pracy na wyniki finansowe biznesu.

Poprzez zyskanie wiedzy, która umożliwi im rozwijanie nowej umiejętności racjonalnego gospodarowania: czasem, gotówką, wiedzą i umiejętnościami – Ty będziesz mógł przekazać im większą odpowiedzialność za biznes, który stabilnie będzie się rozwijał.

Nowoczesny controlling ma także na celu zmianę Twojego charakteru zaangażowania.

Tuż po zakończeniu miesiąca będziesz otrzymywał Dashboardy KPI, z których już po 30 min będziesz wiedział więcej o efektach pracy zespołu, niż po serii całodziennych spotkań z pracownikami. Stworzyłem proces, dzięki któremu gromadzenie danych jest na tyle automatyczne, że całe zaangażowanie Twojego zespołu w raportowanie wyniesie mniej, niż 2h miesięcznie!

Charakter Twojego zaangażowania obierze teraz inny kierunek. Staniesz się mentorem, który inspiruje pracowników do własnego rozwoju, zwiększania kompetencji, wzajemnej współpracy, aby wzrastała także wartość biznesu, który wspólnie rozwijacie. Będziesz żywym przykładem zwiększania efektywności własnej pracy. Realizacja takiego charakteru pracy możliwa będzie dzięki dwóm typom cyklicznych spotkań z zespołem:

Spotkanie miesięczne. Podczas takiego spotkania, zwróć szczególną uwagę na:

☑ omówienie wyników finansowych oraz kluczowych wskaźników KPI za ostatni miesiąc;

☑ wyjaśnienie przyczyn odchyleń między uzyskanymi wynikami, a prognozowanymi;

☑ zwiększenie wiedzy z czynników, które mają wpływ na wyniki finansowe biznesu;

☑ nagrodzenie pracy włożonej w rozwój działalności oraz wypracowane efekty pracy zespołu.

Przygotowanie się do spotkania jest dla pracowników motywacją do oceny własnych wskaźników KPI. Ten element zwiększy ich koncentrację na efektach, aniżeli na zadaniach.

Spotkanie kwartalne. To spotkanie powinno obejmować:

☑ omówienie prognozy finansowej;

☑ zgłoszenie inicjatyw zwiększających efektywność biznesu;

☑ zaplanowanie nowych aktywności;

☑ wyznaczenie kierunku rozwoju i efektów możliwych do uzyskania;

☑ zwiększenie mobilizacji do wypracowania zaplanowanych wyników;

☑ zmotywowanie zespołu do wytężonej pracy;

☑ podniesienie morale zespołu;

☑ zjednanie zespołu wokół wspólnego celu KPI biznesu (wynik EBITDA);

☑ przedstawienie wpływu każdej z osób na wypracowanie planowanego wyniku EBITDA;

Celem takich spotkań z zespołem jest zwiększenie świadomości każdej z osób, że działania w firmie prowadzone są drużynowo. Istotne jest wzajemne wsparcie i dawanie z siebie jak najwięcej, by finalnie uzyskać jak najlepszy wynik EBITDA.

Takie życie przedsiębiorcy jest warte swojej ceny! Możesz teraz spokojnie wyjechać na wakacje i prawdziwie wypocząć, bo wiesz, że Twój biznes jest w dobrych rękach. Rękach osób, z którymi wspólnie budujesz wartość biznesu. Wartość biznesu, którego są częścią!

Skuteczne zarządzanie biznesem to zarządzanie jego przyszłością, a zarządzanie przyszłością to zarządzanie sferą finansową biznesu odzwierciedloną na podstawie podjętych oraz planowanych do podjęcia decyzji.