Prognoza finansowa to projekcja przyszłych wyników finansowych i operacyjnych firmy uwzględniająca prognozowanie przychodów, kosztów, nakładów inwestycyjnych oraz źródeł finansowania. Prognozy finansowe są nieodłącznym elementem profesjonalnego systemu zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Prognoza finansowa przedsiębiorstwa realizowana raz staje się w kolejnych okresach nieodłącznym elementem będącym podstawą do podejmowania racjonalnych decyzji zarządczych oraz zarządzania cash flow. 

Controlling  / Prognoza finansowa  | Data opublikowania: 12 paź 2020 r. | Data aktualizacji: 8 kwi 2021 r.

Od samego początku rozwoju biznesu, czyli odzwierciedlenia pomysłu na biznes w jego realne kształty zostaje zidentyfikowana potrzeba przygotowania prognozy finansowej, przedstawiająca możliwe do uzyskania korzyści finansowe, okres zwrotu zainwestowanej gotówki, zapotrzebowanie na dodatkowe finansowanie. Są to tylko wybrane informacje, jakie można uzyskać przygotowując kroczącą prognozę finansową.

Publikacja przedstawia nie tylko wykorzystanie prognozy finansowej w controllingu finansowym, ale przede wszystkim zastosowanie prognozowania finansowego jako narzędzia pomocnego w podejmowaniu racjonalnych decyzji w biznesie. W publikacji został również przedstawiony przykład zastosowania prognozy finansowej oraz liczne wizualizacje ułatwiające zrozumienie clou idei prognozowania finansowego. 

Przygotowanie prognozy finansowej bazuje na wydatkach, na które mamy bezpośrednio wpływ (my wydajemy gotówkę) jak np.: konieczne do poniesienia nakłady inwestycyjne wraz z ich rozłożeniem w czasie oraz zestawienie kosztów stałych prowadzenia biznesu, w tym m.in. kosztów sprzedaży i marketingu, kosztów biura, kosztów usług: doradczych, informatycznych, księgowych, prawnych. Kolejną kwestią są możliwe do uzyskania przychody i konieczne do poniesienia koszty zmienne w dwuletnim horyzoncie czasu. W tym przypadku zostaje zidentyfikowana potrzeba rozłożenia na czynniki pierwsze zmiennych mających wpływ na generowane wyniki finansowe biznesu. Pomocne w przygotowaniu wartościowej prognozy finansowej są: analiza rynku, doświadczenie w przygotowywaniu prognoz finansowych, gromadzenie informacji o kierunku rozwoju biznesu od osób które mają bezpośredni na niego wpływ oraz ścisła współpraca z pracownikami w przygotowaniu prognozy finansowej.

Narzędziem umożliwiającym przygotowanie prognozy finansowej jest model finansowy.

Praca nad przygotowaniem prognozy finansowej przebiega w sześciu etapach:

W tym kroku należy wydzielić obszary odpowiedzialności w firmie, a następnie wyznaczyć lidera każdego obszaru. Czego warto się ustrzec wybierając konkretne osoby? Angażowania osób pracujących w księgowości. Dlaczego? Specyfika pracy księgowości oraz powtarzalne działania sprawiają, że osoby o takich kompetencjach podchodzą do zadań z nastawieniem na dane historyczne firmy, bez znajomości jej celów i strategii działania. Nie warto także aangażować wyłącznie zarządu firmy, z uwagi na koncentrację przy prognozowaniu na odwzorowaniu założeń strategicznych bez wejścia w szczegóły każdego z obszarów biznesu.

Kto zatem powinien uczestniczyć w tworzeniu planu finansowego? Wszyscy pracownicy wyższego szczebla, odpowiadający za kluczowe obszary biznesu, czyli między innymi za marketing, sprzedaż, logistykę, HR, finanse, rozwój biznesu, administrację.
Gdy wiesz już, kto będzie uczestniczyć w procesie, możesz przejść do kolejnego kroku, jakim jest wskazanie zmiennych wyników finansowych i operacyjnych, na które ma wpływ każda osoba.

Każdy biznes ma swoją specyfikę, z tego względu należy indywidualnie ocenić czynniki wpływające na ponoszone koszty oraz generowane przez firmę przychody. Każdorazowo należy rozpocząć od analizy lejka sprzedażowego oraz przypisania osób zaangażowanych na każdym z jego etapów.

Dla działalności rozwijanej w modelu SaaS (Software as a Service) lejek sprzedaży może składać się z:

➡ liczby handlowców

➡ liczby leadów pozyskanych przez handlowca

➡ czasu konwersji [miesiące]

➡ konwersji z leada na klienta [%]

➡ liczby nowych klientów pozyskanych przez handlowców

➡ wskaźnika odejść klientów [%]

➡ średniej liczby użytkowników aplikacji na klienta

➡ łącznej liczby użytkowników

➡ średniej opłaty za użytkownika

➡ przychodów netto

Kolejnym ważnym obszarem wartym szczególnej koncentracji jest realizacja usług, a w jej ramach m.in. zidentyfikowanie czynników wpływających na koszty zmienne.

Dla prezentowanego przykładu działalności w modelu SaaS mogą to być:

➡ koszty utrzymania serwera

➡ liczba użytkowników obsługiwanych przez jedną osobę z działu obsługi klientów

➡ koszty obsługi klienta

➡ koszty obsługi technicznej

➡ koszty administratorów

Pamiętaj, aby zidentyfikować te zmienne, dla których można gromadzić dane liczbowe. Mając zidentyfikowane zmienne biznesu można przejść do kolejnego kroku.

Wypracowanie modelu finansowego dla działalności, w dużym stopniu usprawnia aktualizację prognozy finansowej oraz istotnie skraca czas przygotowania finalnych kalkulacji. Na bazie mojego doświadczenia, aktualizacja modelu finansowego o aktualne dane nie powinna zająć dłużej niż 2h. Model finansowy jest narzędziem, które służy m.in. do wprowadzenia danych będących podstawą do przygotowania prognozy finansowej. 

Formatki prognostyczne umożliwią z kolei skoncentrowanie się przez każdą z osób jedynie na wybranych zmiennych, dla których posiadają najlepszą i wystarczającą wiedzę.

Wiesz już, że jednym z celów prognozowania jest między innymi podnoszenie finansowej efektywności biznesu. Pomocne w osiągnięciu zakładanych celów jest wyznaczenie celów strategicznych, operacyjnych i taktycznych.

● Cele strategiczne to duże, długoterminowe cele, na przykład ekspansja na nowy rynek.

● Cele operacyjne określają sposób, w jaki zamierzasz osiągnąć cel strategiczny, na przykład zbudowanie zespołu odpowiedzialnego za ekspansję zagraniczną.

● Cele taktyczne to poszczególne, konkretne działania, zbliżające firmę do realizacji celów operacyjnych, na przykład wypracowanie procesu rekrutacji, wdrożenie nowych osób, dostosowanie aplikacji do preferencji klientów na nowym rynku.

Nad sprawnym ukierunkowaniem działań powinien czuwać zarząd. Tylko w ten sposób można świadomie:

● zaplanować niezbędne inwestycje rzeczowe,

● przygotować prognozę przychodów i kosztów działalności,

● wskazać najbardziej odpowiednie źródła finansowania,

● alokować nadwyżki pieniężne w inwestycje kapitałowe.

Warto mieć świadomość, że decyzje i działanie jednego działu wpływają na funkcjonowanie drugiego. Z tego względu szalenie duże znaczenie ma sprawny przepływ informacji i danych między obszarami firmy.

Załóżmy, że Dział Marketingu wraz z Działem Finansowym obliczył dotychczasowy koszt pozyskania 50 klientów w miesiącu na poziomie 17 000 złotych. W efekcie podjęli decyzję o zaplanowaniu dodatkowego budżetu marketingowego miesięcznie w wysokości 8 500 złotych. Wówczas planowane jest pozyskiwanie 75 nowych klientów miesięcznie. Ale ta zmiana niesie za sobą konsekwencje. Wpływa bowiem między innymi na Dział Obsługi Klienta, który na przykład musi zatrudnić dwóch nowych pracowników, żeby obsłużyć dodatkowych 25 klientów w miesiącu.

Poniżej zestawiłem przykładowe pytania, które pomogą Ci wyznaczyć cele w poszczególnych obszarach biznesu:

Prognozowanie przychodów:

● Jakie nowe kanały pozyskania klientów warto przetestować?

● Jakie działania ukierunkowane na cross-selling i up-selling warto wdrożyć?

● Która grupa klientów jest najbardziej dochodowa?

● Który rynek jest najbardziej perspektywiczny?

Prognozowanie kosztów

Koszty pozyskania klienta:

● Który kanał pozyskanie klientów jest najbardziej opłacalny?

● Jakie elementy wiralności w pozyskaniu klientów warto zaadatować w aplikacji?

● O ile zwiększyć budżet marketingowy?

Koszty realizacji usługi:

● Jak zoptymalizować pracę obsługi klientów?

● Które z realizowanych zadania można zautomatyzować?

● Które koszty można można zoptymalizować?

Powyższe zestawienie stanowi tylko wybrane pytania, na które warto sobie odpowiedzieć, planując strategiczne decyzje. Kolejne kroki są najbardziej analityczną części całego prognozowania.

Założenia strategiczne należy przekazać kluczowym pracownikom firmy wyznaczonym w kroku pierwszym. Dla każdej aktualizacji prognozy finansowej warto wyznaczyć ramy czasowe, aby trzymać w ryzach czas od momentu rozpoczęcia do otrzymania finalnych danych. Czas pozyskania informacji zarządczej jest tutaj niezwykle ważny. W swojej praktyce zawodowej dyrektora finansowego na godziny spotkałem się z procesem prognostycznym trwającym maksymalnie 2 tygodnie, występował on w firmie zatrudniającej 38 tys. pracowników. W firmie z sektora MSP proces aktualizacji prognozy finansowej optymalnie powinien zająć 3 dni robocze.

Kolejny wartym uwagi elementem jest trzymanie się uprzednio przygotowanych formatek prognostycznych z wypracowaną niezbędną szczegółowością prognozy finansowej.

Mając przygotowane powyższe analizy i narzędzia można przejść do prognozowania danych finansowanych, które warto rozdzielić na:

Ta grupa wydatków może być zaprognozowana z dużą dokładnością, ponieważ posiadasz pełną decyzyjność w zakresie ponoszonych wydatków. Każda złotówka wydana na inwestycje jest pod Twoją kontrolą.

Skuteczność prognozowania kosztów, podobnie jak nakładów inwestycyjnych powinna być na wysokim poziomie z uwagi na fakt Twojej pełnej kontroli decyzyjnej nad ponoszonymi kosztami.

Produkcji: prognoza kosztów produkcji jest bardziej złożona i obejmuje uwzględnienie takich zmiennych jak: liczba zamówionych półproduktów, cena zamówionych półproduktów, liczba wyprodukowanych produktów, koszty stałe bezpośrednie. W efekcie możliwe będzie wyliczenie wartości sprzedanych produktów. Warto dodać, że na koszty stałe bezpośrednie składają się m.in. koszty odnoszące się do produkcji: wynagrodzenia pracowników, czynszów i dzierżawy, energii, transportu.

Realizacji projektów: wycena wartości realizacji projektów składa się z kosztów dotyczących konkretnego projektu oraz kosztów wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w konkretnych projekt. Należy przy tym mieć również na uwadze fakt, że koszty osób zaangażowanych w realizację projektów mogą również dotyczyć prac badawczo-rozwojowych oraz aktywności organizacyjnej ujmowanej jako koszty administracyjne. Ma to wpływ na alokację czasu zaangażowania pracowików.

Zmienne mające wpływ na uzyskiwane poziomy przychodów są mocno uzależnione od modelu biznesowego, branży, skali działalności, dlatego też poniżej skoncentrowałem się nad przedstawieniem możliwych typów przychodów, a należą do nich te uzyskiwane z działalności:

Produkcyjnej: cena netto sprzedaży, liczba sprzedanych produktów.

Projektowej: w zależności od specyfiki Twojego biznesu wprowadź tutaj taką analitykę przychodów, którą będzie w późniejszym etapie stanowiła dla Ciebie wartościową informacje zarządczą. Przykłady podział przychodów z projektów obejmuje: licencje, wdrożenie, szkolenia, dopasowanie, pozostałe.

Handlowej: podstawowej zmienne niezbędne do wykonania prognozy obejmują cenę sprzedaży netto, liczbę sprzedanych sztuk oraz marżę brutto (%).

Pozostałej: nie zapomnij, że możesz również generować przychody z dodatkowej działalności, która nie jest Twoim core biznesem.

Poziom zapotrzebowania na finansowania jest zależny od uprzednio zaprognozowanych wydatków (koszty, nakłady inwestycyjne) oraz przychodów, jak również cykli rotacji należności, zapasów, zobowiązań. Z tego względu warto określić źródła i poziom finansowania w ostatnim etapie prognozowania.

W zależności źródła finansowania należy uwzględnić takie zmienne jak: wartość finansowania, okres finansowania (rok, miesiąc), oprocentowanie, stawkę amortyzacji (dla aportu), stakwę VAT (dla leasingu operacyjnego), okres finansowania oraz ewentualnie okres odroczenia w spłacie finansowania.

Opłacalność projektów obliczenie opłacalności projektów przebiega w 3 etapach. W pierwszym etapie oblicz koszt pozyskania klienta na podstawie kosztów sprzedaży i marketingu oraz liczby pozyskanych klientów. W drugim etapie zaadaptuj rozliczanie powtarzalnych kosztów realizacji projektów na projekty. W trzecim etapie przypisz przychody do konkretnego projektu. Kolejnym etapem dla bardziej dokładnych wyliczeń jest rozliczenie kosztów stałych biznesu na projety. W efekcie uzyskasz pełną informację o opłacalności projektu oraz planowanej marży.

Rachunek Zysków i Start: dodatkowo pamiętaj o uwzględnieniu stawki podatku (%)

Bilans (Aktywa, Pasywa) – powinien zostać wyliczony na bazie zakładanych cykli rotacji: zapasów, należności, zobowiązań oraz danych wprowadzonych w powyższych modułach.

Rachunek Przepływów Pieniężnych

Ostatni krok jest kwintesencją prognozy finansowej. Podczas tego kroku oceniasz, jaki będzie wpływ planowanych działań strategicznych, operacyjnych, taktycznych na prognozowane wyniki finansowe firmy. Dzięki temu możesz już dzisiaj podjąć nowe decyzje, które przyczynią się do uzyskania jeszcze korzystniejszych wyników finansowych od tych prognozowanych. Takie działania nie byłyby możliwe bez poznania z wyprzedzeniem konsekwencji swoich decyzji.

Dając sobie w prezencie przestrzeń na stworzenie prognozy finansowej własnego biznesu, otrzymujemy niezwykle cenną wartość – możliwość samodzielnego sterowania przyszłością naszej firmy. Świadomie zarządzając budżetem w firmie, należy zawsze pamiętać, że nie warto skupiać się jedynie na wynikach historycznych firmy (na to, co było nie mamy już wpływu), ale zdecydowanie wykorzystywać wyniki prognozy finansowej do podejmowania odpowiednich decyzji mających odzwierciedlenie w przyszłości.

Zaprezentowany poniżej przykład wykorzystania prognozy finansowej został uporządkowany zgodnie z przedstawionymi uprzednio funkcjami, jakie pełni prognoza w nowocześnie zarządzanym przedsiębiorstwie.

Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI) są nieodłącznym elementem będącym podstawą do wykonania skutecznej prognozy finansowej na poziomie operacyjnym. To właśnie pracownicy poprzez określenie własnych Kluczowych Wskaźników Efektywności dostarczają znaczną cześć informacji i danych, które następnie są wykorzystywane do wykonania prognozy finansowej. Dzięki temu pracownicy są świadomi w jakim stopniu ich praca przyczynia się do uzyskania finalnie celów biznesu określonych na podstawie prognozy. Istotne jest, aby wskaźniki KPI były zgodne z zasadą SMART. Równolegle z wyznaczaniem wskaźników KPI warto wdrożyć system motywacyjny oparty na wypłacie określonego % wynagrodzenia brutto pracownika w zależności od stopnia skuteczności uzyskaniu określonego wskaźnika KPI. Wartym podkreślenia jest, że bardziej wartościowa jest skuteczność w uzyskaniu zakładanych wskaźników KPI, aniżeli uzyskanie wskaźnika KPI powyżej wartości planowanych. Głównym celem jest umiejętność skutecznego planowania, aniżeli przekraczania planowanych poziomów. Wdrażając taki system pracownicy stają się mikro przedsiębiorcami, partycypując w wynikach biznesu, do uzyskania których się przyczynili.

Efektem podjętych decyzji prognozowany wynik EBITDA w kolejnym roku wyniesie 1 431 469 PLN. Dzięki takiej informacji mogę już dzisiaj zmodyfikować swoje decyzje, aby uzyskać jeszcze korzystniejszy wynik EBITDA w kolejnym roku poprzez np.: zwiększenie nakładów inwestycyjnych w pierwszych miesiącach, a tym samym skróceniu czasu realizacji inwestycji i przyspieszeniu uzyskania przychodów z nowego przedsięwzięcia. Kolejną decyzję jaką mogę podjąć na bazie uzyskanych wyników to rezygnacja z wejścia na rynek węgierski, z uwagi na nieopłacalność takiej ekspansji. Szczegółowość prognozy finansowej umożliwia podjęcie szeregu innych decyzji mających wpływ na zwiększenie efektywności biznesu.

Zwiększona konkurencja oraz tempo rozwoju wymuszają na nas podejmowanie decyzji biznesowych nie na bazie historii (jej już nie zmienimy), a na bazie prognoz finansowych wyników jakie uzyskamy w przyszłości. Dzięki temu wykonujemy krok do przodu niczym wytrawny szachista i możemy sterować przyszłością naszego biznesu.

Narzędziem umożliwiającym sprawne przygotowanie prognozy finansowej jest model finansowy.

Planowanie finansowe w firmie to skomplikowany proces. Z doświadczenia wiem, że jest to najtrudniejszy krok. Szczególnie trudno określić, jak będzie kształtowała się struktura przychodów. W związku z tym przedsiębiorcy popełniają szereg błędów podczas prognozowania. Oto 4 najczęściej spotykane błędy.

Po udanym ubiegłym roku planujesz w obecnym wygenerować przychód większy o 20%. Zwykle okazuje się, że albo przestrzeliłeś i nie osiągnąłeś celu, albo poprawiłeś wyniki finansowe nawet o 30%. I oczywiście drugi scenariusz jest korzystniejszy. Niemniej, jeśli nie wiesz, dlaczego przychody zmalały albo wzrosły, popełniasz błąd. Pewnie nie przeanalizowałeś finansowych aspektów biznesu i rzuciłeś liczbę, która wydawała się słuszna.

Takiego życzeniowego prognozowania w zasadzie nie można nazwać prognozowaniem. Nie przynosi ono żadnych wartościowych wniosków na przyszłość.

Zakładasz, że skoro w poprzednich latach koszty prowadzenia biznesu rosły rok do roku o 5%, to w kolejnym urosną o ten sam procent. Nie wziąłeś pod uwagę jednak inwestycji na przykład związanej ze zmianą strategii marketingowej, wejściem na nowy rynek albo z zatrudnieniem nowych osób do zespołu. Każda biznesowa decyzja wpływa na strukturę kosztów i przychodów. Dlatego nie opieraj się wyłącznie na historycznych danych. Weź pod uwagę także swoje cele biznesowe i sytuację na rynku.

Zaplanowałeś budżet w pojedynkę? Wiesz już pewnie, że to błąd. Niezaangażowanie osób odpowiadających za kluczowe obszary biznesu poskutkuje brakiem pełnej informacji, a to z kolei jest życzeniowym prognozowaniem (patrz: błąd nr 1).

Kurczowe trzymanie się prognozy finansowej przez dłuższy czas to równie powszechny błąd. Dlaczego? Ano dlatego, że sytuacja na rynku zmienia się dynamiczne albo jesteś w fazie wzrostu, więc i firmowe potrzeby się zmieniają. Być może nie przewidziałeś, że do osiągnięcia kolejnego pułapu nie wystarczy organiczny wzrost, ale zastrzyk gotówki z zewnątrz. Trzymając się kurczowo budżetu, pewnie nawet nie pomyślisz o inwestorze.

Wyniki finansowe uzyskane przed 3 miesiącami są tylko historią, podobnie jak prognoza finansowa wykonana przed 3 miesiącami. Aby móc podejmować szybko, najlepsze decyzje zarządcze aktualizuj prognozę przynajmniej raz na kwartał. Ze swojej strony rekomenduję aktualizację prognozy finansowej w częstotliwości miesięcznej.

Przygotowanie prognozy finansowej jest dopiero początkiem zarządzania finansami biznesu. Najważniejszym elementem prognozowania jest analiza wykonanej prognozy oraz podjęcie kluczowych decyzji zarządczych, które zostaną odzwierciedlone w kolejnej aktualizacji prognozy finansowej.