Systemy BI to rozwiązania oraz narzędzia analityczne wykorzystywane do agregowania danych finansowych i operacyjnych z różnych źródeł, a następnie ich wizualizacji w formie sprawnych do interpretacji i podejmowania decyzji zarządczych Dashboardów KPI.

Narzędzia_analityczne  / Systemy BI  | Data opublikowania: 31 paź 2020 r. | Data aktualizacji: 25 gru 2021 r.

Zanim przejdziemy do listy narzędzi umożliwiających raportowanie zarządcze, muszę wspomnieć o tym, że rozwiązania nowoczesnego controllingu stanowią integralną część przy tworzeniu wartościowego partnera biznesowego. Dzięki temu zyskujesz:

1⃣ Czas (poprzez wyłączenie tworzenia comiesięcznych ręcznych raportów, Ty i Twoi pracownicy zyskujecie czas na analizę danych i wyciągnięcie wniosków)

2⃣ Automatyzację (generowanie raportów i formularzy nastąpi na podstawie szablonów, co zapewni przejrzyste i dostosowane do potrzeb raporty zarządcze oraz usprawni system kontroli wewnętrznej. Jakość danych w raportach daje pełną kontrolę nad działaniami operacyjno-finansowymi, terminowością oraz synchronizacją przepływu informacji.)

3⃣ Elastyczność (możliwość dowolnego definiowania i modyfikacji danych niezbędnych do tworzenia prognoz finansowych, układów raportów czy stosowania wybranych wskaźników efektywności KPI.

Systemy BI umożliwiające raportowanie KPI to:

✔ Excel ( Model finansowy CFO Business Partner )

✔ Power BI

✔ Tableau

✔ Looker Studio

✔ Oracle Hyperion Financial Reporting

✔ Oracle Smart View for Office

✔ Infor Application Studio

✔ Infor BI Office Plus

Dobór odpowiedniego narzędzia BI uzależniony jest od wykorzystywanych źródeł danych, w których firma gromadzi dane.

Sukces firmy jest ściśle zależny od podejmowania racjonalnych decyzji zarządczych na podstawie konkretnych danych liczbowych. Raportowanie zarządcze, to proces, który wymaga wkładu pracy, a jednocześnie daje pewność, że diametralnie zmieni funkcjonowanie Twojego przedsiębiorstwa. Możliwości, które oferują Systemy BI, to „złoty środek” do prowadzenia szybkiego raportowania KPI i efektywnej organizacji.

Jako dyrektor finansowy pracuję od wielu lat z firmami z sektora MSP. Dość często mam okazję brać czynny udział w spotkaniach zarządu, spotkaniach z pracownikami różnego szczebla, którzy często są filarami firmy.

Podczas jednego z takich spotkań miałem okazję „zmierzyć się” z różnymi bolączkami przedsiębiorcy. Nie bez powodu słowo „zmierzyć się” daję w cudzysłów. Byłem tam obserwatorem i tyle wystarczyło, abym zrozumiał w czym tkwi problem i jak się z nim zmierzyć.

Zatem jeśli jesteś ciekaw, jak potoczyło się spotkanie i co udało się wdrożyć – zapraszam do lektury!

We wspomnianym powyżej spotkaniu jako konsultant biznesowy brałem udział w spotkaniu przedsiębiorcy z przedstawicielami różnych działów firmy: główna księgowa, specjalista ds. marketingu, dyrektor produkcji oraz dyrektor handlowy. Początek spotkania zapowiadał się obiecująco. Podano pyszną kawę i płynnie przeszliśmy do tematów dnia.

W związku z tym, że nie znam wewnętrznego sposobu działania tej firmy, na początku zostałem wprowadzony w ogólny zarys działalności. 

Firma powstała ok. 4 lata temu, jest rentownym biznesem. Dotychczas przedsiębiorca, czyli właściciel firmy, mimo posiadania wykwalifikowanego zespołu starał się czuwać nad każdą decyzją podejmowaną w firmie oraz nad monitorowaniem wyników finansowych i operacyjnych. W pewnym momencie danych było tak wiele, że właściciel zmuszony był do wdrażania kolejnych narzędzi, które winny optymalizować działania, a jednak tego nie robią. 

Gdzie leży przyczyna?

Wkradł się wszechogarniający chaos! Zbyt duża liczba danych, działania operacyjne pochłaniają tak wiele czasu, że w konsekwencji brakuje go na analizę i efektywne działania.

Kolejnym problemem tej firmy była świadomość, że „szef podejmuje każdą decyzję”. O ile przy małym przedsiębiorstwie jest to możliwe, tak przy rozwoju biznesu jest to niewykonalne. To powinno być wręcz zabronione.

Ciekawostka: Nie wiem czy wiesz, ale wielu prezesów podejmuje decyzje optymalizacyjne np. te finansowe, dopiero po przekroczeniu ustalonego progu budżetowego. Wcześniej szef działu może sam decydować, czy wydanie tych pieniędzy jest rozsądne.

Biznes buduje się na zaufaniu i jasnych zasadach gry.

Wracając jednak do tematu: presja czasu, zbyt ubogie narzędzia operacyjne i pracownicy przychodzący ze wszystkim, to tylko kilka bolączek tego zespołu. Z każdą minutą tego spotkania wychodziły coraz to nowsze trudności. W pewnym momencie postanowiłem wkroczyć do akcji…

„Musimy popracować nad optymalizacją działań, które z czasem będą wsparciem w podejmowaniu rozsądnych decyzji, a w konsekwencji ograniczą do minimum ryzyko utraty płynności finansowej… Nie podejmuj decyzji pod wpływem chwili, emocji, instynktownie. To może doprowadzić do bankructwa” – czasami warto pewne rzeczy nazwać wprost. I tym kimś musiałem być ja.

Jeśli jesteś ciekaw, jakie rozwiązanie zaproponowałem właścicielowi firmy, to odpowiedź znajdziesz w poniższej części artykułu.

Przedsiębiorca każdego dnia kierował się tym, że chciał szybko podejmować właściwe decyzje, ale nie posiadał narzędzia, które umożliwia mu skoncentrowanie się tych danych, wskaźnikach KPI, które są mu niezbędne.

Rozproszenie danych między działami, a tym samym różne systemy (system księgowy, CRM sprzedażowy, CRM operacyjny, dane z narzędzi do analityki marketingowej, własne zestawienia w excelu / google sheets), to był wierzchołek góry lodowej.

Systemy BI, to odpowiedź na bolączki przedsiębiorcy.

Business Intelligence jest niezwykle szerokim pojęciem. Analityka biznesowa łączy ze sobą narzędzia, oprogramowania i wiedzę ekspercką. Systemy Business Intelligence (systemy BI) sprawdzą się przy tworzeniu wszelkiego rodzaju analiz np. finansowych, które często są wyznacznikiem poszukiwania oszczędności czy też zwiększenia produktywności. Celem Business Intelligence jest poprawa wyników i eliminacja potencjalnych zagrożeń. Niewątpliwie plusem stosowania systemu Business Intelligence jest to, że podnoszą one konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku. Narzędzie Business Intelligence pozwala na zaprezentowanie danych w każdej postaci (np. tabela/wykres), a przy tym wystarczy wskazać konkretne źródło informacji, z którego system sam przetworzy dostarczone informacje (!). Dzięki temu zyskujesz czas na analizę i wdrożenie kolejnych rozwiązań lub wymianę doświadczeń i wniosków z innymi pracownikami firmy.

O korzyściach wynikających z wdrożenia oprogramowania Business Intelligence wspominałem w całym artykule, dlatego w ramach podsumowania zdecydowałem się zebrać je w całość. Bez wątpienia mogę stwierdzić, że zalet owego systemu jest wiele zarówno dla organizacji, jak i dla pracowników.

Business Intelligence:

➡ Wpływa na zarządzanie organizacją i jakość podejmowanych decyzji

➡ Zapewnia wgląd w ogromne ilości danych z wyszczególnieniem tych najistotniejszych

➡ Ogranicza możliwość ryzyka i popełnienia błędu 

➡ Poprawia zarządzanie danymi

➡ Obniża koszty pracownicze

➡ Wpływa na produktywność i zaangażowanie pracowników

➡ Daje czas i możliwości do rozwoju przedsiębiorstwa

System Business Intelligence, to bez wątpienia odpowiednie rozwiązanie dla właścicieli i osób zarządzających firmą, ponieważ dostarcza informacji niezbędnych do tego, by monitorować sytuację przedsiębiorstwa i sprawnie podejmować trafne decyzje. Bez wątpienia należą do nich zdecydowane przyspieszenie procesu decyzyjnego, uzyskanie większych dochodów, przewaga w wyścigu konkurencyjnym nad firmami z tej samej branży, a także możliwość rozpoznania zapotrzebowania na konkretny produkt na rynku, oraz ewentualnych problemów, jakie mogą pojawić się w branży reprezentowanej przez przedsiębiorstwo.